Czy można wysyłać maile z ofertą do firm w 2025 roku? To zagadnienie staje się coraz bardziej złożone. W dobie cyfryzacji i powszechnego dostępu do internetu cold mailing – czyli wysyłka niezamówionej korespondencji elektronicznej do potencjalnych klientów – stał się powszechnym narzędziem marketingowym. Jednak przepisy regulujące te praktyki znacząco się zaostrzyły. Co teraz?
W 2025 roku obowiązują jasne przepisy, które regulują e-mail marketing – a ich nieprzestrzeganie może skończyć się nie tylko utratą zaufania odbiorców, ale też poważnymi konsekwencjami prawnymi. Podstawą prawną w tym zakresie jest RODO (GDPR), które określa zasady zbierania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych – w tym również adresów e-mail. Co więcej, nawet jeśli jest to tylko adres e-mail zawierający imię i nazwisko (np. jan.kowalski@gmail.com), w większości przypadków przetwarza się dane osobowe.
Warto rozważyć, czy mailing do firm jest obecnie najlepszą strategią. Każdy marketer próbujący na własną rękę swoich sił w pozycjonowaniu lub współpracujący z specjalistyczną agencją SEO wie, że podstawą wszelkich działań pozycjonujących jest wartość serwisu. W obliczu zaostrzających się przepisów RODO, współpraca z profesjonalną agencją SEO, taką jak wilkniebieski.pl, może okazać się bezpieczniejszą i skuteczniejszą alternatywą dla tradycyjnego mailingu.
Jakie przepisy regulują mailing do firm w 2025 roku
W 2025 roku wysyłanie ofert handlowych drogą elektroniczną podlega ścisłym regulacjom prawnym. Przepisy te znacząco wpływają na działania marketingowe firm i wymagają dokładnego przestrzegania, aby uniknąć potencjalnych kar. Podstawą tych regulacji są trzy kluczowe akty prawne, które wzajemnie się uzupełniają i tworzą kompleksowe ramy prawne.
RODO – najważniejsze zmiany dla firm B2B
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) wprowadza istotne zmiany także w komunikacji biznesowej. Wbrew powszechnemu przekonaniu, przepisy te nie dotyczą wyłącznie relacji B2C, ale również B2B. W 2025 roku znaczenie tych regulacji jeszcze bardziej wzrosło, ponieważ:
- Każda zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna
- Firmy muszą dokumentować każdą uzyskaną zgodę i przedstawić ją na żądanie
- Nawet w komunikacji B2B wymagana jest wyraźna zgoda na przesyłanie informacji handlowych
Ponadto, RODO daje prawo osobom fizycznym reprezentującym firmy do wglądu w udzielone zgody oraz ich wycofania w dowolnym momencie. Warto zwrócić uwagę, że w 2025 roku interpretacja „uzasadnionego interesu” (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jako podstawy mailingu do firm stała się znacznie bardziej restrykcyjna.
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną
Ta ustawa określa obowiązki usługodawcy związane ze świadczeniem usług elektronicznych, zasady wyłączania odpowiedzialności oraz zasady ochrony danych osobowych. W kontekście mailingu do firm kluczowe znaczenie mają artykuły dotyczące informacji handlowej.
Zgodnie z tą ustawą, każda informacja handlowa musi być:
- Wyraźnie wyodrębniona i oznaczona w sposób niebudzący wątpliwości
- Zawierać oznaczenie podmiotu, na zlecenie którego jest rozpowszechniana
- Zawierać adresy elektroniczne nadawcy
Jednak po wejściu w życie Prawa komunikacji elektronicznej, regulacje dotyczące przesyłania niezamówionej informacji handlowej zostały wyjęte z tej ustawy, doprecyzowane i przeniesione do nowego aktu prawnego.
Prawo komunikacji elektronicznej i jego wpływ
Od 10 listopada 2024 roku obowiązuje Prawo komunikacji elektronicznej (PKE), które wprowadza przełomowe zmiany w zasadach komunikacji marketingowej. Prawo to jednoznacznie zakazuje używania automatycznych systemów wywołujących oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do przesyłania informacji handlowej bez uprzedniej zgody odbiorcy. Dotyczy to również komunikacji B2B.
Kluczowe zmiany wprowadzone przez PKE to:
- Wymóg uzyskania jednej, wyraźnej zgody od klientów na kontakt marketingowy przez wszystkie dostępne kanały
- Obowiązek archiwizacji zgód klientów na komunikację handlową
- Surowe kary za nieprzestrzeganie przepisów, sięgające nawet 3% rocznego obrotu firmy
W świetle tych przepisów, tzw. cold mailing, czyli wysyłanie ofert do osób, które nie wyraziły wcześniej zgody, jest obecnie zabroniony. Co więcej, PKE wyklucza możliwość wykorzystywania danych pochodzących z publicznych rejestrów czy stron internetowych do celów marketingowych bez wyraźnej zgody zainteresowanego.
Wobec tych zaostrzających się przepisów, mailing do firm staje się coraz bardziej ryzykowny prawnie. Dlatego alternatywą wartą rozważenia jest inwestycja w działania SEO. Współpraca z profesjonalną agencją SEO, taką jak nasza – wilkniebieski.pl, pozwala na skuteczne docieranie do potencjalnych klientów bez ryzyka naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Dzięki temu nie tylko unikniesz potencjalnych kar finansowych, ale również zbudujesz trwałą widoczność swojej firmy w internecie.
Jak legalnie zdobyć zgodę na mailing
Uzyskanie prawnie ważnej zgody na przesyłanie wiadomości marketingowych stało się w 2025 roku znacznie bardziej skomplikowane niż kiedykolwiek wcześniej. Od wejścia w życie Prawa Komunikacji Elektronicznej (PKE) 10 listopada 2024 roku, przedsiębiorcy muszą dostosować się do zaostrzonych wymogów dotyczących pozyskiwania zgód, co sprawia, że pytanie „czy można wysyłać maile z ofertą do firm” zyskuje nowy wymiar prawny.
Formularze zapisu i checkboxy – co się zmieniło?
Prawo Komunikacji Elektronicznej wprowadziło radykalne zmiany w sposobie zbierania zgód marketingowych. Najważniejsze zmiany w formularzach zapisu to:
- Wymóg, aby zgoda była dobrowolna – nie można uzależniać świadczenia usługi od wyrażenia zgody marketingowej
- Zgoda musi być konkretna – każdy kanał komunikacji (e-mail, telefon, SMS) wymaga osobnej zgody
- Konieczność zapewnienia świadomej decyzji – użytkownik musi wiedzieć, kto i w jakim celu będzie przetwarzać jego dane
- Wymóg jednoznaczności – zgoda powinna być wyrażona w sposób aktywny, np. poprzez zaznaczenie pustego checkboxa
Niezgodne z prawem są obecnie praktyki takie jak domyślnie zaznaczone pola wyboru czy łączenie zgody marketingowej z akceptacją regulaminu. Za nieprzestrzeganie tych zasad grożą kary finansowe do 3% rocznego przychodu firmy lub 1 miliona złotych [1].
Przykład poprawnego formularza: puste pole wyboru z jasnym komunikatem „Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną (e-mail) od Firma XYZ”. Podobne, osobne zgody należy uzyskać dla każdego kanału komunikacji.
Double opt-in jako dowód zgody
Double opt-in (podwójna weryfikacja) stał się standardem, który znacząco zwiększa bezpieczeństwo prawne firm prowadzących mailing. Proces ten polega na:
- Pierwszym wyrażeniu zgody przez użytkownika poprzez wypełnienie formularza
- Przesłaniu e-maila weryfikacyjnego z linkiem aktywacyjnym
- Potwierdzeniu subskrypcji przez kliknięcie w link
- Archiwizacji tego potwierdzenia jako dowodu zgody
Stosowanie podwójnej weryfikacji daje pewność, że adres e-mail jest poprawny, istnieje realnie i należy do osoby, która go podała [2]. Ponadto, stanowi niepodważalny dowód świadomej zgody w przypadku kontroli lub sporu prawnego. Dodatkowo, firmy stosujące double opt-in odnotowują o 7% niższy odsetek rezygnacji z subskrypcji [3].
Zgoda a obowiązek informacyjny – jak to połączyć
Zgodnie z PKE i RODO, każda zgoda marketingowa musi być połączona z realizacją obowiązku informacyjnego. Oznacza to konieczność poinformowania odbiorcy o:
- Tożsamości administratora danych (kto zbiera dane)
- Celu przetwarzania danych (marketing, newsletter)
- Okresie przechowywania danych
- Prawach osoby, której dane dotyczą (dostęp, sprzeciw, usunięcie)
- Możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie
Obowiązek informacyjny może być zrealizowany poprzez odpowiednie informacje umieszczone przy formularzach zapisu oraz link do polityki prywatności. Jednak należy pamiętać, że same informacje nie zastępują wymogu uzyskania zgody [4].
W kontekście rosnących wymagań prawnych i ryzyka kar finansowych, mailing do firm staje się coraz bardziej ryzykownym narzędziem marketingowym. Alternatywnym rozwiązaniem, które nie wymaga zbierania zgód i przetwarzania danych osobowych w takim zakresie, jest pozycjonowanie strony internetowej (SEO). Współpraca z profesjonalną agencją SEO, taką jak nasza, pozwala osiągnąć widoczność w wyszukiwarkach bez narażania się na problemy prawne związane z maillingiem. W obliczu zaostrzających się przepisów RODO, inwestycja w SEO może okazać się nie tylko bezpieczniejsza, ale również bardziej efektywna długoterminowo niż tradycyjny mailing do firm.
Kiedy nie potrzebujesz zgody na mailing?
Pomimo zaostrzających się przepisów RODO i PKE, istnieją sytuacje, w których wysyłanie wiadomości e-mail do firm lub klientów nie wymaga uprzedniej zgody. Warto jednak pamiętać, że wyjątki te są coraz bardziej ograniczane, a błędna interpretacja przepisów może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi.
Relacja biznesowa jako wyjątek
Istniejąca relacja biznesowa stanowi jeden z najważniejszych wyjątków od wymogu uzyskania zgody na wysyłanie wiadomości. Możesz kontaktować się z klientem bez dodatkowej zgody marketingowej w następujących przypadkach:
- W celu kontaktu związanego z dokonanym zamówieniem, usługą lub umową [5]
- Gdy klient sam zwrócił się do Ciebie z prośbą o ofertę [5]
- W ramach uzasadnionego interesu administratora, np. w celu dochodzenia roszczeń czy niezapłaconej faktury [5]
Warto jednak zaznaczyć, że relacja biznesowa nie daje Ci nieograniczonego prawa do wysyłania wszystkich typów wiadomości. Jeśli chcesz dodać adres e-mail klienta do bazy newsletterowej lub wysyłać mu treści typowo marketingowe, nadal potrzebujesz na to wyraźnej zgody [5].
Jednak, co istotne, prawo europejskie przewiduje wyjątek nieuwzględniony w polskich przepisach. Dyrektywa zakłada możliwość prowadzenia e-mail marketingu bez wcześniejszej zgody odbiorcy, jeśli łączy Cię z nim relacja klient-sprzedawca, a adres e-mail uzyskałeś w kontekście sprzedaży swoich produktów lub usług [6].
Mailing transakcyjny vs marketingowy
Kluczowa różnica między mailingiem wymagającym zgody a tym, który możesz wysłać bez dodatkowych pozwoleń, dotyczy charakteru wiadomości. Wiadomości transakcyjne są wysyłane w odpowiedzi na konkretne działania użytkownika i nie wymagają dodatkowej zgody marketingowej [7].
Do wiadomości transakcyjnych, które możesz wysyłać bez zgody, należą:
- Potwierdzenia złożenia zamówienia z informacjami o zakupionych produktach [8]
- Informacje o aktywacji konta po rejestracji [8]
- Potwierdzenia otrzymania płatności [8]
- Powiadomienia o opóźnieniach w wysyłce lub brakach towarów [8]
- Informacje o wystawieniu faktury [8]
W przeciwieństwie do nich, wiadomości marketingowe zachęcające do ponownych zakupów lub promujące nowe usługi zawsze wymagają uprzedniej zgody [9]. Wiadomości transakcyjne są odczytywane przez większość odbiorców, co sprawia, że są osiem razy chętniej otwierane i klikane niż inne typy wiadomości [10].
Publicznie dostępne dane kontaktowe – czy to wystarczy?
Wykorzystanie publicznie dostępnych danych kontaktowych do mailingu biznesowego jest obszarem, w którym przepisy są interpretowane niejednoznacznie. Zgodnie z Kodeksem dobrych praktyk w branży marketingu bezpośredniego, przesłanie komunikatu marketingowego do przedsiębiorcy, który podał swoje dane w CEIDG, nie wymaga uprzedniej zgody [5]. Podobnie, wysyłanie informacji handlowych do spółek prawa handlowego (np. spółek z o.o.), których dane są dostępne w KRS, jest możliwe bez zgody, ponieważ są to podmioty prawa, a nie osoby fizyczne [5].
Jednak dla bezpieczeństwa zaleca się wysyłanie wiadomości na adres ogólny (np. kontakt@firma.pl), a na adres spersonalizowany jedynie wtedy, gdy mamy pewność, że adresat sobie tego życzy lub gdy spersonalizowany adres jest podany na stronie internetowej firmy jako kontakt w sprawie ofert [11].
Mimo tych wyjątków, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i komunikacji elektronicznej stają się coraz bardziej restrykcyjne. Wobec tych wyzwań, warto rozważyć alternatywne metody pozyskiwania klientów, które nie narażają na ryzyko prawne. Inwestycja w pozycjonowanie stron internetowych (SEO) stanowi bezpieczniejszą alternatywę dla mailingu. Współpraca z profesjonalną agencją SEO, taką jak wilkniebieski.pl, pozwala na skuteczne docieranie do potencjalnych klientów bez konieczności borykania się z zawiłościami prawnymi dotyczącymi zgód na komunikację elektroniczną.
W obliczu zaostrzających się przepisów RODO, pytanie „czy można wysyłać maile z ofertą do firm” staje się coraz bardziej złożone, a odpowiedź coraz mniej jednoznaczna. Dlatego profesjonalne SEO jawi się jako bezpieczniejsza i potencjalnie bardziej efektywna strategia marketingowa na 2025 rok.
Najczęstsze błędy w mailingu i jak ich unikać
Prowadzenie mailingu w 2025 roku przypomina poruszanie się po polu minowym – jedno potknięcie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. Z biegiem lat przepisy RODO stały się bardziej rygorystyczne, a odpowiedź na pytanie „czy można wysyłać maile z ofertą do firm” nie jest już tak jednoznaczna jak kiedyś.
Brak linku do wypisu z subskrypcji
Każda wiadomość marketingowa musi zawierać czytelny i łatwo dostępny link do wypisania się z subskrypcji. Jest to podstawowy wymóg prawny wynikający z RODO i innych regulacji. Subskrybent powinien móc zrezygnować z mailingu jednym kliknięciem – bez konieczności logowania się czy podawania powodów. Link najlepiej umieścić w stopce wiadomości, wyraźnie go oznaczając. Brak takiego linku może skutkować nie tylko zgłoszeniami jako spam, ale również obniżeniem reputacji nadawcy wśród dostawców pocztowych, co prowadzi do problemów z dostarczalnością wszystkich przyszłych kampanii.
Ukrywanie tożsamości nadawcy
Zgodnie z przepisami każda wiadomość handlowa musi jasno wskazywać, kto jest jej nadawcą. W treści maila powinny znaleźć się:
- pełna nazwa firmy lub osoby wysyłającej
- adres e-mail, z którego wysłano wiadomość
- fizyczny adres siedziby firmy (zwykle w stopce)
Ukrywanie lub zatajanie tożsamości nadawcy jest wykroczeniem, za które grozi wysoka grzywna i pogorszenie reputacji domeny. Warto pamiętać, że prosty link przekierowujący na stronę internetową nie jest uznawany za wystarczającą identyfikację.
Wysyłka bez podstawy prawnej – realne kary
Konsekwencje naruszenia przepisów dotyczących mailingu są niezwykle dotkliwe. Za wysyłanie niezamówionych informacji handlowych bez właściwej podstawy prawnej grozi:
- kara grzywny
- kara ograniczenia wolności
- kara pozbawienia wolności do lat 2
- kara pieniężna w wysokości do 3% rocznego przychodu firmy lub 1 miliona złotych
W świetle tych surowych sankcji oraz zaostrzających się przepisów RODO, mailing do firm staje się narzędziem marketingowym o wysokim ryzyku prawnym. Dlatego warto rozważyć alternatywne metody pozyskiwania klientów, takie jak pozycjonowanie stron (SEO). Współpraca z profesjonalną agencją SEO, jak wilkniebieski.pl, pozwala skutecznie docierać do potencjalnych klientów bez narażania się na problemy prawne związane z maillingiem.
SEO bezpieczniejsze od mailingu
Wobec rosnących wyzwań prawnych związanych z mailingiem, przedsiębiorcy coraz częściej poszukują bezpieczniejszych alternatyw marketingowych. Pozycjonowanie stron internetowych (SEO) wyłania się jako metoda, która nie tylko omija pułapki prawne, ale również zapewnia długotrwałe korzyści dla biznesu.
Ryzyka prawne przy mailingu, a SEO
Prowadzenie kampanii e-mail marketingowych wiąże się z całym szeregiem sankcji w przypadku naruszenia przepisów. Konsekwencje te mogą przybierać formę kar administracyjnych, które sięgają nawet 3% przychodu ukaranego podmiotu z poprzedniego roku kalendarzowego [12]. Naruszenie przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną stanowi wykroczenie zagrożone grzywną do 5000 zł [13].
Najpoważniejsze sankcje wynikają jednak z ustawy o ochronie danych osobowych. Przewiduje ona karę do 2 lat pozbawienia wolności za naruszenie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych [13]. W przypadku nieuprawnionego przetwarzania niektórych wrażliwych danych, górna granica kary może wynosić nawet 3 lata pozbawienia wolności [13].
W przeciwieństwie do mailingu, SEO nie wymaga przetwarzania danych osobowych ani uzyskiwania zgód od potencjalnych klientów. Zamiast tego koncentruje się na optymalizacji treści, co eliminuje ryzyko naruszenia RODO czy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Pozycjonowanie jest zatem znacznie bezpieczniejszą strategią pod względem prawnym.
Dlaczego agencja SEO (np. wilkniebieski.pl) to bezpieczny wybór
Współpraca z profesjonalną agencją SEO daje przedsiębiorcom znaczną przewagę w obecnej rzeczywistości prawnej. Przede wszystkim, agencje specjalizujące się w pozycjonowaniu, takie jak wilkniebieski.pl, posiadają aktualną wiedzę na temat dopuszczalnych praktyk marketingowych. Jest to szczególnie istotne w kontekście rygorystycznego przestrzegania przepisów etycznych i prawnych [14].
Pozycjonowanie staje się kluczowym elementem strategii marketingowej każdej firmy, która pragnie zwiększyć swoją obecność online i przyciągnąć więcej zainteresowanych swoimi usługami [14]. Optymalizacja pod kątem wyszukiwarek nie tylko zwiększa ruch na stronie, ale także buduje wiarygodność i autorytet marki w oczach potencjalnych klientów [14].
Dodatkowo, efektywne wykorzystanie SEO, unikalne treści i zaangażowanie w mediach społecznościowych są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w promocji usług w Internecie [14]. W przeciwieństwie do mailingu, który może być postrzegany jako inwazyjny, SEO przyciąga klientów, którzy aktywnie poszukują określonych produktów lub usług.
Podsumowując, pytanie „czy można wysyłać maile z ofertą do firm” staje się coraz bardziej skomplikowane w świetle zaostrzających się przepisów. Natomiast SEO stanowi bezpieczniejszą alternatywę, która pozwala skutecznie docierać do potencjalnych klientów bez ryzyka naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
Wnioski
Podsumowując, przepisy dotyczące wysyłania maili z ofertą do firm uległy znaczącemu zaostrzeniu w 2025 roku. Prawo komunikacji elektronicznej wraz z RODO stworzyły środowisko, w którym prowadzenie e-mail marketingu bez odpowiednich zgód staje się nie tylko trudne, ale również niezwykle ryzykowne. Kary finansowe sięgające 3% rocznego przychodu firmy oraz potencjalne konsekwencje prawne stanowią poważne zagrożenie dla przedsiębiorców.
Z pewnością czasy, gdy można było swobodnie pozyskiwać adresy e-mail z publicznie dostępnych źródeł i wysyłać niezamówione oferty, bezpowrotnie minęły. Obecne regulacje wymagają, aby każda zgoda marketingowa była dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Dodatkowo firmy muszą dokumentować wszystkie uzyskane zgody oraz umożliwiać łatwe wycofanie się z subskrypcji.
Wobec tych wyzwań coraz więcej przedsiębiorców poszukuje bezpieczniejszych alternatyw marketingowych. Pozycjonowanie stron internetowych (SEO) jawi się jako metoda, która eliminuje ryzyko związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz uzyskiwaniem zgód marketingowych. Współpraca z profesjonalną agencją SEO, taką jak wilkniebieski.pl, pozwala skutecznie docierać do potencjalnych klientów bez narażania się na problemy prawne.
Warto zatem zastanowić się, czy tradycyjny mailing jest najlepszą strategią dla Twojej firmy w 2025 roku. Być może nadszedł czas, aby przekierować budżet marketingowy na działania SEO, które nie tylko są bezpieczniejsze pod względem prawnym, ale również budują długotrwałą widoczność w wyszukiwarkach i przyciągają klientów aktywnie poszukujących Twoich usług lub produktów.
Chociaż mailing do firm nadal jest możliwy w określonych okolicznościach, zawiłości prawne i ryzyko kar sprawiają, że SEO staje się rozsądniejszym wyborem dla firm dbających o zgodność z przepisami i długofalowe rezultaty marketingowe.
Referencje
[1] – https://porady.pl/jak-prawidlowo-zdobywac-zgody-marketingowe-w-2025-roku/
[2] – https://animails.pl/double-opt-in-dlaczego-ta-metoda-jest-tak-wazna/
[3] – https://www.getresponse.pl/blog/potwierdzic-czy-nie-potwierdzic-dylematy-dotyczace-zapisu-do-listy-mailingowej
[4] – https://www.prawo.pl/biznes/zgody-marketingowe-i-kontakty-handlowe-co-mowi-prawo-komunikacji-elektronicznej,530981.html
[5] – https://legalnybiznesonline.pl/cold-mailing-czy-jest-zgodny-z-rodo/
[6] – https://prawomarketingu.pl/kiedy-mozna-wyslac-maila-bez-zgody-odbiorcy-o-wyjatku-ktory-moze-ci-pomoc/
[7] – https://di.com.pl/wiadomosci-transakcyjne-vs-marketingowe-kluczowe-roznice-71235
[8] – https://marketingautomagic.pl/2025/04/transakcyjne-czy-marketingowe-jak-nie-pomylic-tych-rodzajow-wiadomosci/
[9] – https://fundacja.togatus.pl/jakie-e-maile-mozna-wysylac-bez-zgody-klienta-aspekt-marketingowy/
[10] – https://www.shoper.pl/learn/artykul/czym-rozni-sie-e-mail-transakcyjny-od-marketingowego-sprawdzamy
[11] – https://www.parp.gov.pl/component/content/article/57776:cold-mailing-w-kontekscie-rodo-stosowac-czy-nie-stosowac-oto-jest-pytanie
[12] – https://e-partnerzymarketingowi.pl/prawo-komunikacji-elektronicznej-rewolucja-w-marketingu-internetowym-co-musisz-wiedziec/
[13] – https://sprawnymarketing.pl/blog/prawo-email-marketing/
[14] – https://icomseo.pl/blog/jak-mozna-wykorzystac-marketing-internetowy-w-promowaniu-uslug-prawniczych/